Việc triển khai Hệ thống quản lý học tập mới có thể là một nhiệm vụ khó khăn đối với bất kỳ tổ chức nào. Ngoài chi phí trả trước đáng kể, có một số vấn đề tiềm ẩn có thể phát sinh. Ví dụ, nhân viên có thể chống lại việc sử dụng hệ thống mới, thích sự quen thuộc của hệ thống cũ. Ngoài ra, hệ thống mới có thể không tương thích với phần mềm hiện có, điều này có thể gây ra sự cố kỹ thuật. Và cuối cùng, luôn có khả năng rằng hệ thống mới sẽ không đáp ứng được nhu cầu của tổ chức, trong trường hợp đó nó sẽ phải bị loại bỏ và thay thế. Mặc dù có một số rủi ro nhất định liên quan đến việc triển khai Hệ thống quản lý học tập mới, nhưng việc dành thời gian để xem xét cẩn thận tất cả các vấn đề tiềm ẩn có thể giúp giảm thiểu những rủi ro này và đảm bảo quá trình chuyển đổi thành công.
Trong thế giới quản lý dự án thông tin, các dự án thất bại ở mức báo động. Đó thường là sự thật bất thành văn (bị che đậy trong bí ẩn!) Trong thế giới CNTT: Với tỷ lệ thất bại dao động trong khoảng 25-85%!
Công ty Cổ phần Dữ liệu Quốc tế (IDC)
Khi chuyển sang Hệ thống quản lý học tập (LMS) mới, có thể có một số vấn đề mà các tổ chức phải đối mặt. Một vấn đề phổ biến là mất dữ liệu – nếu dữ liệu từ LMS cũ không thể được chuyển qua, thì tất cả tiến độ mà nhân viên đạt được sẽ bị mất. Một vấn đề tiềm ẩn khác là tính tương thích – nếu hệ thống mới không tương thích với phần cứng và phần mềm hiện có của tổ chức, thì nó sẽ không thể được sử dụng. Ngoài ra, có thể có một khoảng thời gian điều chỉnh khi nhân viên quen với giao diện và tính năng mới. Nếu không được quản lý đúng cách, điều này có thể dẫn đến giảm năng suất trong giai đoạn chuyển đổi.
Cuối cùng, luôn có khả năng LMS mới không đáp ứng được nhu cầu của tổ chức , trong trường hợp đó nó sẽ phải bị loại bỏ và thay thế bằng một thứ khác. Mặc dù những vấn đề này có thể gây khó khăn, nhưng nếu được xử lý đúng cách, chúng sẽ không ngăn cản một tổ chức triển khai thành công một LMS mới.
Hãy nhớ rằng theo nghiên cứu gần đây, trên tất cả các ngành (bao gồm K12, các dự án Giáo dục Đại học và Đào tạo nghề, tỷ lệ trung bình của các dự án triển khai CNTT được coi là thất bại hoặc cần phải khởi động lại là con số khổng lồ 25%! Với chi phí và giờ nhân lực liên quan đến việc thực hiện các dự án như vậy, tốt nhất bạn nên tham gia dự án với càng nhiều kiến thức càng tốt. Hãy cảnh giác, nhưng đừng hoảng sợ!
1. Thiếu mục tiêu và mục tiêu rõ ràng
Điều này có vẻ như là một điều hiển nhiên, nhưng nó rất quan trọng. Dự án LMS của bạn cần các mục tiêu rõ ràng và cuối cùng cần thúc đẩy các kết quả kinh doanh và giáo dục. Mặc dù rất dễ hào hứng với một chiếc LMS sáng bóng mới, nhưng hãy luôn nhớ rằng trong trường hợp này, điểm đến quan trọng hơn hành trình.
2. Thiếu sự ủng hộ từ các bên liên quan chính
Tùy thuộc vào quy mô tổ chức của bạn, bạn có thể chỉ có một vài bên liên quan chính hoặc nếu ở một tổ chức lớn hơn, bạn có thể có nhiều. Cũng như giáo viên, bạn cần đảm bảo tất cả các thành viên khác trong nhóm đều tham gia: từ cấp điều hành, giáo viên và nhà giáo dục đến quản trị viên CNTT và rất có thể là nhà phát triển. Cuối cùng, hãy nhớ nhu cầu của người dùng cuối của bạn, những người trong hầu hết các trường hợp sẽ là sinh viên (hoặc nhân viên) của bạn.
3. Thiếu một nhóm thực hiện chuyên dụng
Vào cuối ngày, ai đó phải triển khai hệ thống và quản trị nó. Mặc dù một số nhà cung cấp sẽ cung cấp hỗ trợ đáng kể, nhưng tổ chức của bạn phải đảm bảo các mục tiêu và mục tiêu được thực hiện bởi chính LMS. Bạn hiểu rõ tổ chức và yêu cầu của mình hơn nhà cung cấp, vì vậy cuối cùng bạn cần một nhóm để điều chỉnh LMS cho phù hợp với yêu cầu của bạn. Việc triển khai sẽ chỉ dựa vào nhóm của bạn hay song song với nhà cung cấp phụ thuộc vào nhiều yếu tố, chẳng hạn như quy mô tổ chức, độ phức tạp và yêu cầu của bạn.
4. Thiếu ngân sách
Ngay cả khi bạn chọn một LMS mã nguồn mở hoàn toàn miễn phí – chẳng hạn như Moodle – thì luôn cần có ngân sách. Nếu được lưu trữ trong nhà, bạn phải xem xét kiến trúc máy chủ và chi phí vận hành. Nếu mua từ một nhà cung cấp đám mây SaaS, trong khi bạn không phải lo lắng về cơ sở hạ tầng bên trong, chi phí có thể từ “rẻ” đến “rất đắt”. Ngoài ra, hầu hết các nhà cung cấp tính phí trên cơ sở mỗi chỗ ngồi. Chênh lệch giá giữa 100 chỗ và 5000 sẽ rất lớn. Hãy nhớ luôn xem xét TCO (hoặc Tổng chi phí sở hữu), chi phí mua ban đầu chỉ là khởi đầu, hệ thống cần được quản trị, cập nhật, điền nội dung và được hỗ trợ. Những yếu tố này luôn phải được xem xét khi xây dựng dự kiến ngân sách của bạn.
5. Thiếu giao tiếp rõ ràng
Giao tiếp trong tổ chức của bạn là chìa khóa, cùng với giao tiếp với nhà cung cấp LMS. Trong hầu hết các trường hợp, nhiều nhân viên có thể chống lại sự thay đổi và điều quan trọng là đảm bảo rằng không có bộ phận nào bị cô lập khỏi quá trình thực hiện. Luôn thông báo cho mọi người, minh bạch là chìa khóa ở đây.
6. Thiếu sự tham gia của người dùng
Vì vậy, bạn đã có LMS mới của mình, bây giờ thì sao? Nhân viên / nhà giáo dục của bạn có đang sử dụng hệ thống này không? Sinh viên / người đi làm có đang sử dụng hệ thống không? Một lần nữa, hãy đề cập đến mục tiêu và mục tiêu của bạn. Một LMS đơn giản là không tốt nếu không có ai sử dụng nó. Có rào cản không? Có cần đào tạo không (tham khảo phần hỗ trợ bên dưới). Có vấn đề kỹ thuật với hệ thống không? Luôn tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng cả trước và sau khi phát trực tiếp.
7. Thiếu dữ liệu và phân tích
Như với hầu hết các hệ thống CNTT phức tạp, một LMS sống và thở từ dữ liệu và phân tích mà nó thu thập. Dữ liệu này là vô giá trong việc đánh giá hiệu suất và kết quả học tập. Tốt nhất, bạn nên có một thành viên trong nhóm (và hoặc nhóm, tùy thuộc vào nguồn lực của bạn), chuyên đối chiếu và phân tích dữ liệu mà LMS của bạn đang tạo ra. Phân tích thường có thể phức tạp để diễn giải, vì vậy những người này phải thông thạo để có thể phân tích và phổ biến thông tin này cho doanh nghiệp rộng lớn hơn.
8. Thiếu tùy biến
Bất kể nhà cung cấp của bạn có thể nói gì trong quá trình quảng cáo chiêu hàng, không có hệ thống nào phù hợp 100% với việc tổ chức của bạn. Trong thị trường ngày nay, hầu hết các hệ thống quản lý học tập cung cấp mức độ tùy chỉnh cao, nhưng điều này chỉ phù hợp nếu các tính năng đó phù hợp với mục tiêu của riêng bạn. Trong trường hợp này, lý tưởng nhất là bạn nên tạo ra một “lộ trình” cho các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Ngay cả khi bạn không yêu cầu tùy chỉnh cụ thể bây giờ, hãy xem xét chế độ xem dài hạn. Đừng đợi một vài năm để phát hiện ra rằng điều gì đó bạn đã lên kế hoạch thực hiện đơn giản là không thể thực hiện được.
9. Thiếu tích hợp
Trong thế giới ngày nay, hầu như tất cả các hệ thống đều được tích hợp theo cách này hay cách khác. Một LMS không phải là ngoại lệ. Hầu hết các tổ chức đều có vô số hệ thống mà theo một số cách sẽ yêu cầu phải nói chuyện với các hệ thống khác. Ví dụ: LMS của bạn có thể cần phải tích hợp với các hệ thống HR (Nguồn nhân lực), Bảng lương, hoặc thậm chí khả năng nhập nội dung học tập. Hầu hết các LMS ngày nay đều cung cấp API hoàn chỉnh (Giao diện lập trình ứng dụng) để kết nối với các hệ thống khác, nhưng điều quan trọng là phải coi LMS của bạn là một phần của hệ sinh thái CNTT lớn hơn.
10. Thiếu hỗ trợ
Cho dù lựa chọn của bạn để tự thực hiện hoàn toàn trong nhà hay tham gia với nhà cung cấp, hỗ trợ là một thành phần quan trọng. Nếu sử dụng một nhà cung cấp, bạn cần biết họ cung cấp những mức hỗ trợ nào. Tùy thuộc vào nhà cung cấp (hoặc cấp hỗ trợ được mua), điều này có thể cơ bản như một hệ thống bán vé đơn giản cho đến hỗ trợ qua điện thoại 24/7. Như trong mọi trường hợp, các mức hỗ trợ cao hơn thường tốn nhiều chi phí hơn. Các mức hỗ trợ đặc biệt thường sẽ cung cấp cho tổ chức của bạn một tài khoản chuyên dụng và người quản lý hỗ trợ kỹ thuật. Mặc dù chi phí hỗ trợ có vẻ không cần thiết, nhưng hãy xem xét tác động của việc chờ đợi 5 ngày để trả lời email trong khi hệ thống của bạn đang gặp sự cố kỹ thuật hoặc thậm chí tệ hơn là thời gian ngừng hoạt động.
Các dự án mã nguồn mở và miễn phí thường cung cấp các diễn đàn và hỗ trợ do cộng đồng dẫn dắt, tuy nhiên, điều này thường chậm và không đáng tin cậy. Luôn kiểm tra các mức hỗ trợ và tính năng mà nhà cung cấp của bạn có thể cung cấp.
