สิบประเด็นที่องค์กรมีเมื่อใช้ระบบการจัดการการเรียนรู้ใหม่:

การใช้ระบบบริหารจัดการการเรียนรู้แบบใหม่อาจเป็นงานที่ยากลำบากสำหรับองค์กรใดๆ นอกจากค่าใช้จ่ายล่วงหน้าจำนวนมากแล้ว ยังมีปัญหาที่อาจเกิดขึ้นอีกมากมาย ตัวอย่างเช่น พนักงานอาจต่อต้านการใช้ระบบใหม่ โดยเลือกที่จะคุ้นเคยกับระบบเดิมมากกว่า นอกจากนี้ ระบบใหม่อาจเข้ากันไม่ได้กับซอฟต์แวร์ที่มีอยู่ ซึ่งอาจทำให้เกิดปัญหาทางเทคนิคได้ และสุดท้าย มีความเป็นไปได้เสมอที่ระบบใหม่จะไม่ตอบสนองความต้องการขององค์กร ซึ่งในกรณีนี้จะต้องทิ้งและเปลี่ยนใหม่ แม้ว่าจะมีความเสี่ยงบางประการที่เกี่ยวข้องกับการนำระบบการจัดการการเรียนรู้ใหม่มาใช้ แต่การสละเวลาพิจารณาปัญหาที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมดอย่างรอบคอบสามารถช่วยลดความเสี่ยงเหล่านี้และทำให้การเปลี่ยนแปลงประสบความสำเร็จได้

เมื่อเปลี่ยนไปใช้ ระบบบริหารจัดการการเรียนรู้ (LMS) ใหม่ อาจมีปัญหาหลายประการที่องค์กรต้องเผชิญ ปัญหาทั่วไปประการหนึ่งคือการสูญหายของข้อมูล – หากไม่สามารถถ่ายโอนข้อมูลจาก LMS เก่า ความคืบหน้าทั้งหมดที่ทำโดยพนักงานจะสูญหายไป ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นอีกประการหนึ่งคือความเข้ากันได้ – หากระบบใหม่เข้ากันไม่ได้กับฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่มีอยู่ขององค์กร ระบบจะไม่สามารถใช้งานได้ นอกจากนี้ อาจมีช่วงเวลาของการปรับปรุงเมื่อพนักงานคุ้นเคยกับอินเทอร์เฟซและคุณลักษณะใหม่ หากไม่ได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม อาจทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงในช่วงการเปลี่ยนผ่าน

สุดท้าย มีความเป็นไปได้เสมอที่ LMS ใหม่ จะไม่ตอบสนองความต้องการขององค์กร ซึ่งในกรณีนี้จะต้องทิ้งและแทนที่ด้วยอย่างอื่น แม้ว่าปัญหาเหล่านี้อาจเป็นเรื่องน่ากังวล แต่หากจัดการอย่างเหมาะสม ปัญหาเหล่านี้ไม่ควรขัดขวางองค์กรไม่ให้นำ LMS ใหม่มาใช้ได้สำเร็จ

โปรดจำไว้ว่า จากการวิจัยล่าสุด ในทุกอุตสาหกรรม (รวมถึงโครงการฝึกอบรม K12 ระดับอุดมศึกษา และอาชีวศึกษา เปอร์เซ็นต์เฉลี่ยของโครงการนำ IT ไปใช้ที่ถือว่าล้มเหลวหรือจำเป็นต้องเริ่มต้นใหม่คือ มหันต์ 25%! เมื่อพิจารณาถึงค่าใช้จ่ายและชั่วโมงแรงงานที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินโครงการดังกล่าว ทางที่ดีควรเข้าร่วมโครงการด้วยความรู้ให้มากที่สุด ตื่นตัว แต่อย่าตื่นตระหนก!

1. ขาดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน

นี่อาจดูเหมือนชัดเจน แต่ก็สำคัญ โครงการ LMS ของคุณต้องการวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน และท้ายที่สุดจำเป็นต้องขับเคลื่อนธุรกิจและผลลัพธ์ด้านการศึกษา แม้ว่าการตื่นเต้นกับ LMS ใหม่ที่เป็นประกายจะเป็นเรื่องง่าย แต่พึงระลึกไว้เสมอว่าในกรณีนี้ จุดหมายสำคัญกว่าการเดินทาง

2. ขาดการซื้อจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญ

ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรของคุณ คุณอาจมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักเพียงไม่กี่ราย หรือหากในองค์กรขนาดใหญ่ คุณอาจมีหลายคน เช่นเดียวกับครู คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมคนอื่นๆ อยู่ในทีม ตั้งแต่ระดับผู้บริหาร ครูและนักการศึกษา ไปจนถึงผู้ดูแลระบบไอที และนักพัฒนาที่มีแนวโน้มมากที่สุด สุดท้ายนี้ อย่าลืมความต้องการของผู้ใช้ปลายทาง ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นนักเรียน (หรือพนักงาน) ของคุณ

3. ขาดทีมงานดำเนินการโดยเฉพาะ

ท้ายที่สุดแล้ว ใครบางคนจะต้องติดตั้งระบบและจัดการมัน แม้ว่าผู้ให้บริการบางรายจะให้การสนับสนุนเป็นจำนวนมาก แต่ก็ขึ้นอยู่กับองค์กรของคุณที่จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่า LMS บรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์เอง คุณรู้จักองค์กรและความต้องการของคุณดีกว่าผู้ขาย ดังนั้นท้ายที่สุดแล้ว คุณต้องการทีมเพื่อปรับแต่ง LMS ให้ตรงกับความต้องการของคุณ การปรับใช้จะขึ้นอยู่กับทีมของคุณเองหรือควบคู่กับผู้ขายนั้นขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายอย่าง เช่น ขนาดขององค์กร ความซับซ้อน และข้อกำหนด

4. ขาดงบประมาณ

แม้ว่าคุณจะเลือกใช้ LMS แบบโอเพ่นซอร์สฟรี เช่น Moodle แต่ก็มีความจำเป็นสำหรับงบประมาณอยู่เสมอ หากโฮสต์ภายในองค์กร คุณต้องพิจารณาสถาปัตยกรรมเซิร์ฟเวอร์และค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ หากซื้อจากผู้จำหน่ายระบบคลาวด์ SaaS ในขณะที่คุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับโครงสร้างพื้นฐานภายใน ค่าใช้จ่ายอาจมีตั้งแต่ “ถูก” ไปจนถึง “แพงมาก” นอกจากนี้ ผู้ขายส่วนใหญ่คิดค่าธรรมเนียมเป็นรายที่นั่ง ความแตกต่างของราคาระหว่าง 100 ที่นั่งและ 5000 นั้นสูงมาก อย่าลืมพิจารณา TCO (หรือต้นทุนรวมในการเป็นเจ้าของ) เสมอ ค่าใช้จ่ายในการซื้อครั้งแรกเป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น ระบบจำเป็นต้องได้รับการจัดการ อัปเดต เติมเนื้อหาและสนับสนุน ควรพิจารณาปัจจัยเหล่านี้เสมอเมื่อสร้างประมาณการงบประมาณของคุณ

5. ขาดการสื่อสารที่ชัดเจน

การสื่อสารในองค์กรของคุณเป็นสิ่งสำคัญ ควบคู่ไปกับการสื่อสารกับผู้ขาย LMS ในกรณีส่วนใหญ่ พนักงานจำนวนมากสามารถต้านทานการเปลี่ยนแปลงได้ และสิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีแผนกใดแยกออกจากกระบวนการดำเนินการ แจ้งให้ทุกคนทราบ ความโปร่งใสเป็นกุญแจสำคัญที่นี่

6. ขาดการมีส่วนร่วมของผู้ใช้

คุณมี LMS ใหม่แล้ว แล้วตอนนี้ล่ะ พนักงาน/นักการศึกษาของคุณใช้ระบบนี้หรือไม่? นักศึกษา/พนักงานใช้ระบบหรือไม่? อ้างถึงเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของคุณอีกครั้ง LMS ไม่ดีเลยถ้าไม่มีใครใช้ มีสิ่งกีดขวางทางถนนหรือไม่? จำเป็นต้องมีการฝึกอบรม (ดูการสนับสนุนด้านล่าง) มีปัญหาทางเทคนิคกับระบบหรือไม่? ดำเนินการตรวจสอบอย่างละเอียดทั้งก่อนและหลังการถ่ายทอดสดเสมอ

7. ขาดข้อมูลและการวิเคราะห์

เช่นเดียวกับระบบไอทีที่ซับซ้อนที่สุด LMS จะใช้ชีวิตและหายใจจากข้อมูลและการวิเคราะห์ที่รวบรวม ข้อมูลนี้มีค่าในการประเมินประสิทธิภาพและผลการเรียนรู้ ตามหลักการแล้ว คุณควรมีสมาชิกในทีม (และหรือทีม ขึ้นอยู่กับทรัพยากรของคุณ) ที่ทุ่มเทให้กับการเรียงและวิเคราะห์ข้อมูลที่ LMS ของคุณสร้างขึ้น การวิเคราะห์มักจะซับซ้อนในการตีความ ดังนั้นคนเหล่านี้จึงควรสามารถวิเคราะห์และเผยแพร่ข้อมูลนี้ไปยังธุรกิจในวงกว้างได้อย่างคล่องแคล่ว

8. ขาดการปรับแต่ง

ไม่ว่าผู้จำหน่ายของคุณจะพูดอะไรในระหว่างเสนอขาย ไม่มีระบบใดที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณ 100% ในตลาดปัจจุบัน ระบบบริหารจัดการการเรียนรู้ส่วนใหญ่มีการปรับแต่งในระดับสูง แต่สิ่งนี้จะเกี่ยวข้องก็ต่อเมื่อคุณลักษณะดังกล่าวสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของคุณเอง ในกรณีนี้ คุณควรสร้าง “แผนงาน” ของวัตถุประสงค์ทั้งระยะสั้นและระยะยาว แม้ว่าคุณจะไม่ต้องการการปรับแต่งเฉพาะในตอนนี้ ให้พิจารณามุมมองแบบยาว อย่ารอสองสามปีเพื่อค้นหาว่าสิ่งที่คุณวางแผนจะนำไปใช้นั้นเป็นไปไม่ได้

9. ขาดการบูรณาการ

ในโลกปัจจุบัน แทบทุกระบบได้รับการบูรณาการไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง LMS ก็ไม่มีข้อยกเว้น องค์กรส่วนใหญ่มีระบบมากมาย ซึ่งในบางวิธีจำเป็นต้องพูดคุยกับระบบอื่น ตัวอย่างเช่น LMS ของคุณอาจต้องผสานรวมกับระบบ HR (ทรัพยากรมนุษย์) เงินเดือน หรือแม้แต่ความสามารถในการนำเข้าเนื้อหาการเรียนรู้ LMS ส่วนใหญ่ในปัจจุบันมี API (Application Programming Interfaces) อย่างละเอียดเพื่อเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ แต่สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือการพิจารณา LMS ของคุณเป็นส่วนหนึ่งของระบบนิเวศไอทีที่ใหญ่ขึ้น

10. ขาดการสนับสนุน

ไม่ว่าคุณจะเลือก DIY การติดตั้งใช้งานเองทั้งหมดภายในองค์กรหรือมีส่วนร่วมกับผู้ขาย การสนับสนุนก็เป็นองค์ประกอบหลัก หากใช้ผู้ขาย คุณจำเป็นต้องทราบระดับการสนับสนุนที่พวกเขาเสนอ ขึ้นอยู่กับผู้ขาย (หรือระดับของการสนับสนุนที่ซื้อ) นี่อาจเป็นพื้นฐานเหมือนกับระบบตั๋วง่ายๆ ไปจนถึงการสนับสนุนทางโทรศัพท์ตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันไม่เว้นวันหยุด ในทุกกรณี การสนับสนุนในระดับที่สูงขึ้นมักจะมีค่าใช้จ่ายมากกว่า ระดับการสนับสนุนระดับพรีเมียมมักจะทำให้องค์กรของคุณมีบัญชีเฉพาะและผู้จัดการฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิค แม้ว่าค่าใช้จ่ายในการสนับสนุนอาจดูเหมือนไม่จำเป็น แต่ให้พิจารณาถึงผลกระทบของการรออีเมลตอบกลับเป็นเวลา 5 วันในขณะที่ระบบของคุณประสบปัญหาทางเทคนิค หรือที่แย่กว่านั้นคือ เวลาหยุดทำงาน

โครงการโอเพ่นซอร์สฟรีและมักจะให้ฟอรัมและการสนับสนุนที่นำโดยชุมชน อย่างไรก็ตาม การดำเนินการนี้มักจะช้าและไม่น่าเชื่อถือ ตรวจสอบระดับการสนับสนุนและคุณลักษณะที่ผู้จำหน่ายของคุณสามารถจัดหาได้เสมอ