Menerapkan Sistem Manajemen Pembelajaran yang baru bisa menjadi tugas yang menakutkan bagi organisasi mana pun. Selain biaya di muka yang cukup besar, ada sejumlah masalah potensial yang bisa timbul. Misalnya, karyawan mungkin menolak menggunakan sistem baru, dan lebih memilih keakraban sistem yang lama. Selain itu, sistem baru mungkin tidak kompatibel dengan perangkat lunak yang sudah ada, yang bisa menyebabkan kesulitan teknis. Dan akhirnya, selalu ada kemungkinan bahwa sistem baru tidak akan memenuhi kebutuhan organisasi, dan dalam hal ini, sistem tersebut harus dibuang dan diganti. Meskipun ada risiko tertentu yang terkait dengan penerapan Sistem Manajemen Pembelajaran yang baru, meluangkan waktu untuk mempertimbangkan dengan cermat semua potensi masalah dapat membantu meminimalkan risiko ini dan memastikan transisi yang sukses.
Dalam dunia manajemen proyek informasi, proyek-proyek gagal pada tingkat yang mengkhawatirkan. Ini sering kali merupakan kebenaran yang tak terucapkan (diselimuti misteri!) di dunia TI: Dengan tingkat kegagalan yang berfluktuasi antara 25-85%!
Perusahaan Data Internasional (IDC)
Ketika beralih ke Sistem Manajemen Pembelajaran (LMS) baru, ada beberapa masalah yang dihadapi organisasi. Salah satu masalah umum adalah kehilangan data – jika data dari LMS lama tidak dapat ditransfer, maka semua kemajuan yang dibuat oleh karyawan akan hilang. Masalah potensial lainnya adalah kompatibilitas – jika sistem baru tidak kompatibel dengan perangkat keras dan perangkat lunak organisasi yang sudah ada, maka sistem ini tidak akan dapat digunakan. Selain itu, mungkin ada periode penyesuaian saat karyawan terbiasa dengan antarmuka dan fitur baru. Jika tidak dikelola dengan baik, hal ini bisa menyebabkan penurunan produktivitas selama masa transisi.
Akhirnya, selalu ada kemungkinan bahwa LMS baru tidak memenuhi kebutuhan organisasi, dalam hal ini harus dibuang dan diganti dengan yang lain. Meskipun masalah-masalah ini bisa menakutkan, jika ditangani dengan benar, masalah-masalah ini seharusnya tidak menghalangi organisasi untuk berhasil menerapkan LMS baru.
Ingatlah bahwa menurut penelitian terbaru, di semua industri (termasuk K12, Pendidikan Tinggi, dan proyek pelatihan Kejuruan, persentase rata-rata proyek implementasi TI yang dianggap gagal atau perlu dimulai kembali adalah kekalahan 25 persen! Mengingat biaya dan jam kerja manusia yang terlibat dalam mengimplementasikan proyek semacam itu, yang terbaik adalah memasuki proyek dengan pengetahuan sebanyak mungkin. Waspada, tetapi jangan khawatir!
1. Kurangnya tujuan dan sasaran yang jelas
Hal ini mungkin tampak jelas, tetapi tetap penting. Proyek LMS Anda membutuhkan tujuan yang jelas dan pada akhirnya perlu mendorong hasil bisnis dan pendidikan. Meskipun mudah untuk merasa senang dengan LMS baru yang mengkilap, selalu ingat bahwa dalam hal ini, tujuan lebih penting daripada perjalanan.
2. Kurangnya dukungan dari pemangku kepentingan utama
Tergantung pada ukuran organisasi Anda, Anda mungkin hanya memiliki beberapa pemangku kepentingan utama, atau jika di organisasi yang lebih besar, Anda mungkin memiliki banyak pemangku kepentingan. Selain guru, Anda perlu memastikan semua anggota tim lainnya ikut serta: dari tingkat eksekutif, guru dan pendidik, hingga administrator TI dan kemungkinan besar pengembang. Terakhir, ingatlah kebutuhan pengguna akhir Anda, yang dalam banyak kasus akan menjadi siswa (atau karyawan) Anda.
3. Kurangnya tim implementasi yang berdedikasi
Pada akhirnya, seseorang harus menerapkan sistem dan mengelolanya. Meskipun beberapa vendor akan memberikan dukungan yang substansial, namun terserah pada organisasi Anda untuk memastikan tujuan dan sasaran dipenuhi oleh LMS itu sendiri. Anda mengenal organisasi dan persyaratan Anda lebih baik daripada vendor Anda, sehingga pada akhirnya Anda membutuhkan tim untuk menyesuaikan LMS dengan kebutuhan Anda. Apakah implementasi akan hanya mengandalkan tim Anda sendiri atau bersama-sama dengan vendor tergantung pada banyak faktor, seperti ukuran organisasi Anda, kompleksitas dan persyaratan.
4. Kurangnya anggaran
Bahkan jika Anda memilih LMS open-source yang benar-benar gratis – seperti Moodle – selalu ada kebutuhan akan anggaran. Jika di-host in-house, Anda harus mempertimbangkan arsitektur server dan biaya operasional. Jika membeli dari vendor cloud SaaS, meskipun Anda tidak perlu khawatir tentang infrastruktur internal, biayanya dapat berkisar dari “murah” hingga “sangat mahal”. Selain itu, sebagian besar vendor mengenakan biaya berdasarkan per kursi. Perbedaan harga antara 100 kursi dan 5000 kursi akan sangat besar. Ingatlah untuk selalu mempertimbangkan TCO (atau Total Biaya Kepemilikan), biaya pembelian awal hanyalah permulaan, sistem perlu dikelola, diperbarui, diisi dengan konten dan didukung. Faktor-faktor ini harus selalu dipertimbangkan ketika menyusun proyeksi anggaran Anda.
5. Kurangnya komunikasi yang jelas
Komunikasi dalam organisasi Anda adalah kuncinya, bersama dengan komunikasi dengan vendor LMS. Dalam kebanyakan kasus, banyak staf yang resisten terhadap perubahan, dan penting untuk memastikan bahwa tidak ada departemen yang terisolasi dari proses implementasi. Selalu informasikan kepada semua orang, transparansi adalah kuncinya di sini.
6. Kurangnya keterlibatan pengguna
Jadi, Anda sudah memiliki LMS baru Anda, apa sekarang? Apakah staf/pendidik Anda menggunakan sistem? Apakah para siswa/karyawan menggunakan sistem? Sekali lagi, rujuklah ke sasaran dan tujuan Anda. LMS tidak ada gunanya jika tidak ada yang menggunakannya. Apakah ada hambatan? Apakah diperlukan pelatihan (lihat dukungan di bawah ini). Apakah ada masalah teknis dengan sistem? Selalu lakukan audit menyeluruh baik sebelum maupun setelah ditayangkan.
7. Kurangnya data dan analitik
Seperti halnya sistem TI yang paling kompleks, LMS hidup dan bernafas dari data dan analitik yang dikumpulkannya. Data ini sangat berharga dalam mengevaluasi kinerja dan hasil pembelajaran. Idealnya, Anda harus memiliki anggota tim (dan atau tim, tergantung pada sumber daya Anda), yang didedikasikan untuk mengumpulkan dan menganalisis data yang dihasilkan LMS Anda. Analitik sering kali rumit untuk ditafsirkan, jadi orang-orang ini harus fasih dalam menganalisis dan menyebarkan informasi ini ke bisnis yang lebih luas.
8. Kurangnya kustomisasi
Tidak peduli apa yang vendor Anda katakan selama promosi penjualan, tidak ada satu sistem yang 100% cocok untuk organisasi Anda. Di pasar saat ini, sebagian besar sistem manajemen pembelajaran menawarkan kustomisasi tingkat tinggi, tetapi ini hanya relevan jika fitur-fitur tersebut selaras dengan tujuan Anda sendiri. Dalam hal ini, sangat ideal untuk menghasilkan “peta jalan” dari tujuan jangka pendek dan jangka panjang. Bahkan, jika Anda tidak memerlukan kustomisasi khusus sekarang, pertimbangkan pandangan jangka panjangnya. Jangan menunggu beberapa tahun untuk mengetahui bahwa sesuatu yang Anda rencanakan untuk diterapkan, ternyata tidak mungkin dilakukan.
9. Kurangnya integrasi
Di dunia saat ini, hampir semua sistem terintegrasi dalam satu atau lain cara. Tidak terkecuali LMS. Sebagian besar organisasi memiliki banyak sistem yang dalam beberapa hal akan memerlukan pembicaraan dengan sistem lain. Misalnya, LMS Anda mungkin perlu berintegrasi dengan sistem SDM (Sumber Daya Manusia), Penggajian, atau bahkan kemampuan untuk mencerna konten pembelajaran. Sebagian besar LMS saat ini menawarkan API (Application Programming Interfaces) yang menyeluruh untuk terhubung ke sistem lain, tetapi sangat penting untuk mempertimbangkan LMS Anda sebagai bagian dari ekosistem TI yang lebih besar.
10. Kurangnya dukungan
Apakah pilihan Anda untuk melakukan implementasi sendiri secara total di rumah atau dalam partisipasi dengan vendor, dukungan adalah komponen kunci. Jika menggunakan vendor, Anda perlu mengetahui tingkat dukungan yang mereka tawarkan. Tergantung pada vendor (atau tingkat dukungan yang dibeli), ini mungkin sedasar sistem tiket sederhana hingga dukungan telepon 24/7. Seperti dalam semua kasus, tingkat dukungan yang lebih tinggi pada umumnya lebih mahal. Tingkat dukungan premium sering kali akan memberi organisasi Anda akun khusus dan manajer dukungan teknis. Meskipun biaya dukungan mungkin tampak tidak perlu, pertimbangkan dampak menunggu 5 hari untuk balasan email sementara sistem Anda menghadapi kesulitan teknis, atau bahkan lebih buruk lagi, down-time.
Proyek-proyek sumber terbuka dan gratis sering kali menyediakan forum dan dukungan yang dipimpin oleh komunitas, namun, hal ini sering kali lambat dan tidak dapat diandalkan. Selalu periksa tingkat dukungan dan fitur apa saja yang bisa disediakan vendor Anda.
